Krzysztof Pojawa | 21 października 2014, 15:08

Sage Symfonia Faktura 2014.a - zaawansowany program do wystawiania faktur i zarządzania płatnościami

W naszym zestawieniu najpopularniejszych aplikacji do wystawiania faktur program Symfonia Faktura okazał się bezkonkurencyjny w kategorii rozwiązań przeznaczonych dla średnich firm. Mnogość funkcji, wiele obsługiwanych typów dokumentów, dobrze zaprojektowany interfejs i intuicyjna obsługa to te jego zalety, dzięki którym nasze zestawienie wygrał w cuglach. Zgodnie z zapowiedzią, przyszła pora na dokładne zaprezentowanie zwycięskiej aplikacji, jej możliwości i sposobów jej wykorzystania.

Instalacja i konfiguracja

Rozpoczęcie pracy z programem Symfonia Faktura rozpoczynamy w sposób najbardziej tradycyjny z możliwych, czyli od jego pobrania i instalacji. Zanim jednak to zrobimy, warto wybrać najodpowiedniejszy wariant aplikacji. Do wyboru są dwie wersje programu - Symfonia Faktura i Symfonia Faktura Pro. Ta ostatnia wyposażona jest w funkcjonalność pozwalającą na tworzenie graficznych zestawień, pozwalających na prowadzenie analiz sprzedaży, przychodów czy marżowości w odniesieniu do poszczególnych kontrahentów lub towarów i usług. Różnica jest też oczywiście w cenie. Pojedyncza licencja aplikacji Symfonia Faktura kosztuje 490 złotych netto, w wersji PRO jest to koszt 610 złotych netto. Zakup licencji pozwalającej korzystać z aplikacji na jednym stanowisku w zdecydowanej większości przypadków nie będzie jedynym kosztem związanym z nabyciem i użytkowaniem Symfonii Faktura - tymi kwestiami zajmiemy się jednak w ostatniej części naszego artykułu. Na razie skorzystamy z wersji demonstracyjnej, która choć posiada pewne ograniczenia funkcjonalne i czasowe (możliwość korzystania z programu przez 60 dni), to do  sprawdzenia możliwości aplikacji jest w zupełności wystarczająca.

W naszej publikacji przedstawiamy sposób korzystania z aplikacji w wersji PRO. Jednakże większość opisanych funkcjonalności będzie identyczna w obu dostępnych wariantach. Kiedy będziemy omawiać elementy występujące wyłącznie Fakturze PRO, zostanie to wyraźnie zaznaczone.

Instalacja

Początek procesu instalacji programu jest dość typowy, instalator wypakowuje pliki do katalogu tymczasowego, po czym pyta o zgodę na rozpoczęcie instalowania aplikacji.

Symfonia Faktura

W następnym kroku zaznaczamy akceptację postanowień licencyjnych, a następnie wybieramy typ instalacji - do wyboru jest wersja jednostanowiskowa lub sieciowa na serwerze i stacja robocza wykorzystująca dane z zewnętrznego serwera. Na potrzeby testów wybraliśmy wersję jednostanowiskową.

Dalsze etapy instalacji znów są absolutnie proste - wybieramy folder docelowy i wypełniamy krótki formularz rejestracyjny, w którym podajemy numer seryjny programu. W naszym przypadku pole na serial pozostaje puste, gdyż korzystamy z wersji demonstracyjnej aplikacji.

Symfonia Faktura

Musimy też zdecydować, czy korzystamy z domyślnej, typowej konfiguracji bazy danych aplikacji, czy też posiadamy wykupioną licencję na wykorzystanie komercyjnego silnika bazy danych Pervasive, będącego kontynuacją Btrieve, znanego chyba wszystkim administratorom baz danych, którzy kiedykolwiek mieli do czynienia z oprogramowaniem Novell Network.

Symfonia Faktura

Kiedy warto skorzystać z tej drugiej wersji? Wtedy, kiedy budujemy system wymagający zwiększonej wydajności i wyższego poziomu bezpieczeństwa. Mówiąc jaśniej - kiedy tworzymy środowisko sieciowe składające się z więcej niż trzech stanowisk. Oczywiście również w takim przypadku możemy skorzystać z podstawowej, typowej opcji instalacji, ze względu na bezpieczeństwo danych warto jednak rozważyć użycie komercyjnego silnika Pervasive.

Ostatni etap konfiguracji przedinstalacyjnej to decyzja, czy chcemy umieścić na pulpicie skrót do aplikacji. Po dokonaniu tej formalności pozostaje nam poczekać, aż Symfonia Faktura zostanie zainstalowana na naszym komputerze. W międzyczasie możemy zapoznać się z krótką prezentacją najważniejszych funkcji programu, a po około dwóch minutach aplikacja jest już zainstalowana.

Konfiguracja początkowa

Po zainstalowaniu programu warto od razu przeprowadzić jego początkową konfigurację. Uruchamiamy więc aplikację i logujemy się - w wersji demonstracyjnej dane logowania ustawione są na sztywno, podczas pierwszego uruchomienia nie wpisujemy więc własnej nazwy użytkownika ani hasła.

Symfonia Faktura

Interfejs Symfonii Faktura opiszemy szczegółowo na kolejnej stronie artykułu, teraz wystarczy że klikniemy w ikonkę oznaczoną jako ustawienia w górnej części głównego okna aplikacji, co pozwoli nam przejść do głównego menu konfiguracyjnego, wyglądającego tak, jak na zdjęciu poniżej

Symfonia Faktura

Konfiguracja - dane firmy

Na początek spróbujmy wprowadzić właściwe dane dotyczące naszej firmy - jej nazwę, adres, numery NIP i REGON, konto bankowe itd. Z listy opcji w lewym panelu wybieramy więc dane firmy.
Zmiany poszczególnych informacji dokonujemy poprzez kliknięcie w odpowiednim polu i wpisanie poprawnych danych. Tu jednak drobna uwaga - tutaj NIE ZMIENIMY nazwy firmy, jej numeru NIP czy VAT-UE. Możemy natomiast wprowadzić poprawny REGON, PESEL (jeśli nasza firma to jednoosobowa działalność gospodarcza) i adres siedziby.

Symfonia Faktura

Możemy też, wybierając odpowiednie zakładki, wprowadzić też numer podstawowego rachunku bankowego, a także dane kontaktowe - numery telefonów, faksu oraz adres mailowy.

Symfonia Faktura

Dokumenty sprzedaży bez poprawnej nazwy naszej firmy i numeru NIP, będą nieważne. W jaki sposób możemy więc wprowadzić te dane? Musimy w tym celu z górnej belki menu wybrać pozycję aktywacja, a z menu rozwijanego zmiana danych firmy.

Symfonia Faktura

W nowo otwartym oknie możemy podać właściwe dane - nazwę firmy oraz numer NIP.

Symfonia Faktura

Jednocześnie zgodnie z podaną informacją, po zmianie kluczowych danych program należy ponownie aktywować. Mamy na to 30 dni, po tym czasie zmienione dane przestaną być dostępne w programie.
Jak aktywujemy nowe dane? Po zatwierdzeniu wprowadzonych zmian otworzy się kolejne okno, z którego możemy wybrać jedną z metod aktywacji.

Symfonia Faktura

Z czterech dostępnych opcji nas interesują dwie - zgłoszenie danych firmy oraz aktywacja danych firmy. Jeśli wprowadzone zmiany dotyczyły drobnych błędów, np. literówek, wystarczy kliknąć w zgłoszenie. W tym przypadku ponowna aktywacja nie jest konieczna. Jeśli natomiast zmiany są istotne (np. znacznie zmieniona nazwa bądź inny NIP), wtedy klikamy w aktywację, po czym w kolejnym oknie musimy wprowadzić posiadany kod aktywacyjny licencji programu.

Symfonia Faktura

W przypadku wersji demonstracyjnej oczywiście kodu aktywacyjnego nie posiadamy, więc musi nam wystarczyć zgłoszenie.

Dane naszej firmy powinny być już zapisane. Sprawdźmy, czy tak jest rzeczywiście. Ponownie więc wybieramy ikonkę ustawienia i klikamy w dane firmy.

Symfonia Faktura

Wszystko się zgadza, możemy więc przejść do kolejnych etapów konfiguracji.

Konfiguracja - użytkownicy

Z naszego systemu fakturowego może korzystać większa liczba użytkowników, warto więc każdemu z nich przygotować oddzielne konto i nadać właściwe uprawnienia. W tym celu klikamy w pozycję użytkownicy w panelu opcji ustawień - w głównej części okna programu zobaczymy listę wszystkich skonfigurowanych użytkowników. Póki co, nie ma ich zbyt wielu.

Symfonia Faktura

W celu dodania nowego użytkownika klikamy w przycisk dodaj i w niewielkim formularzu wprowadzamy jego dane podstawowe, czyli imię i nazwisko oraz kod, pod jakim pracownik będzie zapisany w systemie i który będzie jednocześnie jego loginem. Możemy też od razu zaznaczyć, do jakich rejestrów pieniężnych będzie miał on dostęp.

Symfonia Faktura

Po zapisaniu użytkownika możemy edytować jego dane, a także nadać mu odpowiednie uprawnienia. Żeby to zrobić, należy kliknąć w przycisk prawa użytkownika i w nowo otwartym oknie szczegółowo określić, do jakich funkcji i zasobów będzie miał od dostęp.

Symfonia Faktura

Co istotne, tworząc nowych użytkowników nie nadajemy im hasła dostępu do programu. To każdy z użytkowników musi zrobić samemu, najlepiej od razu przy pierwszym zalogowaniu. Żeby to zrobić, z listy użytkowników należy wybrać samego siebie i kliknąć w przycisk zmień hasło.

Symfonia Faktura

Jeśli hasło tworzone jest po raz pierwszy, wtedy pole stare hasło pozostawiamy puste.

Usuwanie użytkowników zarezerwowane jest wyłącznie dla użytkownika głównego, określonego jako Admin. Jeśli chcemy to zrobić, na liście użytkowników zaznaczamy pozycje do usunięcia (przy czym użytkownik Admin zaznaczony jest zawsze, ale nie należy się tym przejmować, bo tej pozycji usunąć się nie da) i klikamy przycisk usuń. Dla bezpieczeństwa aplikacja poprosi nas jeszcze o potwierdzenie decyzji - jeśli to zrobimy, użytkownik zostanie na stałe usunięty z systemu.

Konfiguracja - stawki podatku VAT

Kolejnym elementem podlegającym konfiguracji przez użytkownika są stawki podatku VAT wykorzystywane przy wystawianiu dokumentów sprzedaży. Również do nich dostęp uzyskujemy klikając odpowiednią pozycję na liście opcji w lewym panelu okna programu.

Symfonia Faktura

W celu dodania nowej stawki do listy klikamy przycisk nowy, co powoduje, że na liście pojawi się nowa pozycja. Początkowo nie jest ona jeszcze gotowa do użycia, musimy ustalić wartość stawki, opis i terminy obowiązywania. W tym celu klikamy w wartość, którą chcemy zmienić i wprowadzamy poprawną.

Symfonia Faktura

Nazwy stawek generowane są automatycznie na podstawie ich wartości. Przykładowo stawka o wartości 0,09 będzie nosiła nazwę 9%.

Usuwanie stawek z listy jest bardzo proste - wystarczy zaznaczyć wybraną pozycję i kliknąć usuń. Nie wszystkie stawki jednak da się usunąć - dotyczy to np. stawek ZW czy NP.

Konfiguracja - płatności

Przed przystąpieniem do pracy warto też skonfigurować dostępne formy płatności. W końcu nie każda faktura będzie regulowana w tej samej formie i w tym samym terminie. W panelu opcji konfiguracyjnych klikamy więc w pozycję formy płatności, po czym wybieramy - przykładowo - opcję bankowe.

Symfonia Faktura

Żeby dodać nową formę płatności, dla potrzeb artykułu niech będzie to przelew z terminem 60 dni, klikamy nowa. Na liście pojawia się nam owa pozycja, którą edytujemy ten sam sposób, którego używaliśmy przy edycji stawek podatku VAT, czyli klikamy w wartość, którą chcemy zmienić i wprowadzamy odpowiednią. Tutaj będzie to nazwa formy płatności i jej termin.

Również usuwanie pozycji z listy odbywa się analogicznie do poprzednich opcji - zaznaczamy daną formę płatności, klikamy usuń, potwierdzamy nasz wybór i gotowe.

Komentarze
Zaloguj się, by móc komentować